L’automatisation des fichiers Excel est un gain de temps considérable pour les entreprises. Mais lorsqu’elle implique des données personnelles, une question revient souvent : que dit le RGPD ? Peut-on automatiser en toute légalité ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?
Chez Trèfle Applications, nous concevons des outils Excel, VBA ou Web sur mesure, en tenant compte de vos obligations réglementaires. Voici les points essentiels à connaître concernant l’automatisation des fichiers Excel et RGPD.
L’automatisation Excel et les données personnelles
Un fichier Excel peut contenir une quantité importante de données sensibles :
- Données RH (noms, adresses, salaires, absences…)
- Données clients (emails, numéros de téléphone, historiques d’achat…)
- Données santé, scolaires ou sociales
Dès lors qu’un fichier contient des informations identifiables, il entre dans le champ d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Oui, on peut automatiser… mais dans les règles
Le RGPD n’interdit pas l’usage de fichiers Excel automatisés. Il impose simplement un cadre de bonnes pratiques :
- Minimiser les données collectées et stockées
- Protéger l’accès aux fichiers (mot de passe, droits d’utilisateur)
- Éviter les fichiers partagés sans contrôle (OneDrive, clé USB…)
- Documenter les traitements automatisés
- Prévoir une durée de conservation claire
- Informer les utilisateurs ou personnes concernées
Une automatisation bien conçue peut même renforcer la conformité : traçabilité des traitements, alertes sur les durées de conservation, génération automatique des rapports RGPD…
Ce que nous faisons chez Trèfle Applications
Chez Trèfle Applications, nous développons des solutions Excel ou Web sur mesure, qui intègrent les exigences du RGPD dès la conception (“privacy by design”).
Par exemple :
- Masquage ou cryptage des colonnes sensibles
- Outils avec accès différencié selon les profils utilisateurs
- Journalisation automatique des modifications
- Génération de rapports anonymisés
- Alertes en cas de dépassement de durée de conservation
- Nettoyage automatique des anciennes données
Nous échangeons toujours avec nos clients pour identifier les données critiques et vous proposer des solutions sur mesure, efficaces et conformes.
En résumé
L’automatisation des fichiers Excel, si elle est bien pensée, n’est pas un risque, mais une opportunité d’améliorer la gestion de vos données dans le respect du RGPD.
Vous avez un fichier Excel à automatiser contenant des données personnelles ?